Minimalismus im Büro

Ich mag Minimalismus im Büro schon deshalb sehr, weil ich keinerlei Spaß daran habe, irgendwelche Dinge zu suchen. Alles soll übersichtlich und schnell zu greifen sein. Denn egal, ob Zuhause, unterwegs oder auf der Arbeit – ich mag sie nicht: All die vielen nicht funktionierenden Kugelschreiber, ständig abbrechende Bleistifte, die Berge von nicht abgehefteten Unterlagen und die ganze Zettel- und Kleinteilewirtschaft auf dem Schreibtisch. Solche Dinge lenken ab und sind unerfreulich für meine Augen.

Das Büro auf der Arbeit

Im Büro auf der Arbeit habe ich einen Schreibtisch, da benötige ich ihn durchaus aus auch. Aber auch dort gibt es keine Ablagenfächer, in denen sich die Unterlagen stapeln. Auch die Bürokleinteile sind auf das Minimalistischste reduziert.

Das private Büro

Zuhause nutze ich  meinen ganz normalen Tisch. Dieser reicht mir völlig aus. Laptop und das, was ich sonst so an Bürodingen habe, ist sehr schnell zur Seite geräumt und verschwindet bei Bedarf in meinem begehbaren Schrank (Abstellkammer). Ich möchte diesen Kram einfach nicht ständig sehen.

Hier mein Bürozeugs in der Abstellkammer:

Regal mit 2 Ordnern, 1 Stehsammlern und 2 KistenEs gibt zwei Aktenordner, 1 Stehsammler und 2 Kästen, die ich für Bürodinge nutze. Genau genommen könnte ich die Menge der Unterlagen aus beiden Aktenordnern auch bequem in einen Ordner packen. Aber in zwei Ordnern ist es übersichtlicher und beim Abheften muss ich weniger Papier bewegen.

Aktenordner-Minimalismus:

So funktioniert mein Aktenordner-Minimalismus:

  • Alles, was nicht zwingend erforderlich ist, fliegt raus
  • Von Ausbildung und Studium gibt es nur noch die Zeugnisse. Alle anderen Unterlagen sind schon sehr viele Jahre entsorgt.
  • Sind von Geräten die Garantien abgelaufen, verschwinden die dazugehörigen Rechnungsbelege.
  • Bedienungsanleitungen verwahre ich nur dann, wenn diese nicht im Internet als PDF-Version verfügbar sind und die Geräte definitiv nicht selbsterklärend sind.
  • Die Gehaltsabrechnungen des letzten halben Jahres verwahre ich üblicherweise, ansonsten nur die Abrechnungen von den jeweiligen Dezembermonaten. Dort stehen nämlich alle Einkünfte und Abgaben des jeweiligen Jahres drauf.  Davon abgesehen gibt es ja die regelmäßígen Renteninformationen, sowie die Sozialversicherungsnachweise.
  • Bei der Aufbewahrungsdauer meiner weiteren privaten Unterlagen orientiere ich mich an üblichen Empfehlungen, wie z.B. hier: http://aufbewahrungsfristen.org/privat/
  • Was nur abgeheftet werden muss, wird auch sofort abgeheftet und nicht erst gesammelt. Gleiches gilt, für Dinge, die sofort erledigt werden können. Hier orientiere ich mich an der sog. 2-Minuten-Regel: Alles, was innerhalb von 2 Minuten erledigt werden kann, erledige ich auch sofort.

Der Büro-Kleinkram

Hier gilt für mich: Horte nichts doppelt, was auch in einfacher Ausführung ausreicht.

Der Kleinkram ist bei mir in 2 Kästen untergebracht

1 Notizblock, 1 schwarze Kisten mit Bürozubehör, 1 Holzkiste mit Notizzetteln

Die Notizzettel in der Holzkiste nutze ich fast ausschließlich nur als Einkaufszettel. Ansonsten ist mein Motto: Bloß keine Zettelwirtschaft. Für alle anderen Notizen habe ich ein DIN A 5- Notizbuch. Dieses verwende ich in loser Reihenfolge und ohne besonderes System. Bullet-Journal ist beeindruckend, aber mir zuviel Arbeit und Aufwand.

Kleinteile-Minimalismus im Büro

Kleinteile aus der schwarzen Kiste: Locher, USB-Stick, Klebestift, Klebefilmabroller, Glas mit Büroklammern, 1 Kugelschreiber, 1 Füller, 1 Bleistift, 1 Edding, 1 Radiergummmi, 1 AnspitzerMeine Bürokleinteile aus der schwarzen Kiste einmal übersichtlicher auf dem Tisch verteilt. Mein Motto ist: Da, wo ein Ding ausreicht, nutze ich auch nur ein Ding. Beim Klebestift war das nicht ganz einfach. Ich brauchte ihn, bekam ihn aber nur im Doppelpack. Bis der erste Stift aufgebraucht ist, ist der zweite garantiert vertrocknet. Daher kam mir die Idee, den zweiten Stift mit zur Arbeit zu nehmen. In dem Schraubglas sind Büroklammern, diese ersetzen bei mir seit 2 Jahren den sog. Klammeraffen.

Mein mobiles Büro für unterwegs

Kalender, kleines Notizbuch und Kugelschreiber

Ich bin vorletztes Jahr nach vielen Experimenten wieder auf einen Papierkalender umgestiegen. Beruflich bin ich viel in Außenterminen und gerade dann ist es sehr viel schneller und unkomplizierter, einen Termin in einen Papierkalender einzutragen. Die digitale Varianten dauerten einfach viel zu lange. Ich nutze darüber hinaus für Notizen ein kleines DIN-A6-Notizheftchen. Das letzte Heftchen reichte 4 Jahre lang. Beruflich habe ich eine etwas größere Varianten im DIN-A5-Format. Außerdem nutze ich für unterwegs einen Kugelschreiber für private Zwecke und einen Kugelschreiber für dienstliche Angelegenheiten.

Warum Minimalismus im Büro?

Genau genommen habe ich ja genügend Platz, um mehr Zeugs und spezielle Büromöbel bei mir unterzubringen. Warum ich trotzdem ein minimalistisches Büro habe, ist ganz einfach, weil es ausreicht. Glücklicherweise benötige ich nicht viel Bürokram. Solche Dinge wie Minimalismus oder Maximalismus zur Effektivitäts- und Erfolgssteigerung interessieren mich nicht. Ich muss auch nicht Fleiß und persönliche Wichtigkeit anhand von vielen oder wenigen Bürodingen optisch demonstrieren. Ich liebe es lediglich, wenn der ganze Bürokram schnell erledigt ist und ich dann nichts mehr damit zutun habe.

6 Gedanken zu „Minimalismus im Büro“

  1. Hallo Gabi, gestern Abend habe ich Schredder gespielt und bis aufs laufende Jahr die Gehaltsabrechnungen bis auf die Dezember-Ausgaben vernichtet. Ein sehr hilfreicher Tipp, vielen Dank. Das gibt wieder frischen Schwung für die nächste Ausmist-Runde. Die Weihnachts-Kiste wird sich nahezu auflösen, da seit letztem Jahr der Baum abgeschafft ist. Den Christbaum-Ständer konnte ich schon verschenken. Ok, über den Bürobedarf sollte ich auch noch mal drüber gehn, aber das ist für mich als Grafikerin die Achillesferse… Erst alles andere 🙂
    Kontenklärung mit der Rentenversicherung habe ich auch schon hinter mir, ein gutes Gefühl.

    1. Hallo Petra, es freut mich, dass du so gut weiter gekommen bist. Das befreiende Gefühl ist einfach unbezahlbar und die „Achillesfersen“ erst ans Ende zu legen, macht wirklich Sinn. Die ein oder andere Klärung und Entscheidung wird einfacher, wenn man sich ein wenig Zeit dafür nimmt.

  2. Also was das angeht setzte ich auf Digitalisierung. Möglichst alles papierlos. Inzwischen kann ich das Meiste problematisch vom laptop aus (egal wo) erledigen.

    Natürlich gibt es einige Dokumente die noch auf Papier sind, aber inzwischen passt bei mir alles in einen Ordner.

    1. Hallo Daniel, Digitalisierung ist wirklich eine große Hilfe und macht wirklich Sinn. Das, was bei mir noch im normalen Ordner ist, sind vorrangig solche Dinge wie die Originale von Zeugnissen, Arbeitszeugnissen, sowie Sozialversicherungsnachweise etc.. Wenn man bereits lange im Berufsleben ist, wird das im Laufe der Zeit mehr – leider.

  3. Hallo Gabi,

    falls es da noch Verschlankungspotenzial gibt bei dir: Du musst nur die Abschlusszeugnisse Realschule und Abizzeugnis aufheben. Vordiplom und Diplom. Grundschule interessiert keine S.. . Musst auch im Lebenslauf die Grundschule nicht erwähnen. Wichtig sind für die Rente das Studienbuch. Da hatten zwei Leute richtig Spaß, das alles wieder zu besorgen. Haha! Das passiert selbst mir nicht! Praktikanachweise habe ich auch schon lange geext. Mein Büro ist ganz ähnlich. Als meine Tochter aus dem Ausland zurückkam, habe ich ihr zum Geburtstag geschenkt, dass wir telefonisch einen Ordner anlegen. Dass sie gleich ordentlich ins Leben startet. Den führt sie jetzt seit einem Jahr richtig gut.

    Lg – Tanja

    1. Hallo Tanja, ein Studienbuch habe ich gar nicht. Sowas gab es bei uns nicht. Aber in der Rentenauskunft taucht das Studium auf. Da habe ich mal vor vielen Jahren eine Kontenklärung gemacht. Grundschul-Zeugnis: danach fragt wirklich niemand. Und nach so vielen Berufsjahren fragt auch niemand nach einem Praktikumszeugnis, das hätte ich auch gar nicht. Das Geburtstagsgeschenk an deine Tochter finde ich ja geradezu ideal. Hat man erstmal ein System, dann läufts ja auch.

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