Minimalismus im Büro

Ich mag Minimalismus im Büro schon deshalb sehr, weil ich keinerlei Spaß daran habe, irgendwelche Dinge zu suchen. Alles soll übersichtlich und schnell zu greifen sein. Denn egal, ob Zuhause, unterwegs oder auf der Arbeit – ich mag sie nicht: All die vielen nicht funktionierenden Kugelschreiber, ständig abbrechende Bleistifte, die Berge von nicht abgehefteten Unterlagen und die ganze Zettel- und Kleinteilewirtschaft auf dem Schreibtisch. Solche Dinge lenken ab und sind unerfreulich für meine Augen.

Das Büro auf der Arbeit

Im Büro auf der Arbeit habe ich einen Schreibtisch, da benötige ich ihn durchaus aus auch. Aber auch dort gibt es keine Ablagenfächer, in denen sich die Unterlagen stapeln. Auch die Bürokleinteile sind auf das Minimalistischste reduziert.

Das private Büro

Zuhause nutze ich  meinen ganz normalen Tisch. Dieser reicht mir völlig aus. Laptop und das, was ich sonst so an Bürodingen habe, ist sehr schnell zur Seite geräumt und verschwindet bei Bedarf in meinem begehbaren Schrank (Abstellkammer). Ich möchte diesen Kram einfach nicht ständig sehen.

Hier mein Bürozeugs in der Abstellkammer:

Regal mit 2 Ordnern, 1 Stehsammlern und 2 KistenEs gibt zwei Aktenordner, 1 Stehsammler und 2 Kästen, die ich für Bürodinge nutze. Genau genommen könnte ich die Menge der Unterlagen aus beiden Aktenordnern auch bequem in einen Ordner packen. Aber in zwei Ordnern ist es übersichtlicher und beim Abheften muss ich weniger Papier bewegen.

Aktenordner-Minimalismus:

So funktioniert mein Aktenordner-Minimalismus:

  • Alles, was nicht zwingend erforderlich ist, fliegt raus
  • Von Ausbildung und Studium gibt es nur noch die Zeugnisse. Alle anderen Unterlagen sind schon sehr viele Jahre entsorgt.
  • Sind von Geräten die Garantien abgelaufen, verschwinden die dazugehörigen Rechnungsbelege.
  • Bedienungsanleitungen verwahre ich nur dann, wenn diese nicht im Internet als PDF-Version verfügbar sind und die Geräte definitiv nicht selbsterklärend sind.
  • Die Gehaltsabrechnungen des letzten halben Jahres verwahre ich üblicherweise, ansonsten nur die Abrechnungen von den jeweiligen Dezembermonaten. Dort stehen nämlich alle Einkünfte und Abgaben des jeweiligen Jahres drauf.  Davon abgesehen gibt es ja die regelmäßígen Renteninformationen, sowie die Sozialversicherungsnachweise.
  • Bei der Aufbewahrungsdauer meiner weiteren privaten Unterlagen orientiere ich mich an üblichen Empfehlungen, wie z.B. hier: http://aufbewahrungsfristen.org/privat/
  • Was nur abgeheftet werden muss, wird auch sofort abgeheftet und nicht erst gesammelt. Gleiches gilt, für Dinge, die sofort erledigt werden können. Hier orientiere ich mich an der sog. 2-Minuten-Regel: Alles, was innerhalb von 2 Minuten erledigt werden kann, erledige ich auch sofort.

Der Büro-Kleinkram

Hier gilt für mich: Horte nichts doppelt, was auch in einfacher Ausführung ausreicht.

Der Kleinkram ist bei mir in 2 Kästen untergebracht

1 Notizblock, 1 schwarze Kisten mit Bürozubehör, 1 Holzkiste mit Notizzetteln

Die Notizzettel in der Holzkiste nutze ich fast ausschließlich nur als Einkaufszettel. Ansonsten ist mein Motto: Bloß keine Zettelwirtschaft. Für alle anderen Notizen habe ich ein DIN A 5- Notizbuch. Dieses verwende ich in loser Reihenfolge und ohne besonderes System. Bullet-Journal ist beeindruckend, aber mir zuviel Arbeit und Aufwand.

Kleinteile-Minimalismus im Büro

Kleinteile aus der schwarzen Kiste: Locher, USB-Stick, Klebestift, Klebefilmabroller, Glas mit Büroklammern, 1 Kugelschreiber, 1 Füller, 1 Bleistift, 1 Edding, 1 Radiergummmi, 1 AnspitzerMeine Bürokleinteile aus der schwarzen Kiste einmal übersichtlicher auf dem Tisch verteilt. Mein Motto ist: Da, wo ein Ding ausreicht, nutze ich auch nur ein Ding. Beim Klebestift war das nicht ganz einfach. Ich brauchte ihn, bekam ihn aber nur im Doppelpack. Bis der erste Stift aufgebraucht ist, ist der zweite garantiert vertrocknet. Daher kam mir die Idee, den zweiten Stift mit zur Arbeit zu nehmen. In dem Schraubglas sind Büroklammern, diese ersetzen bei mir seit 2 Jahren den sog. Klammeraffen.

Mein mobiles Büro für unterwegs

Kalender, kleines Notizbuch und Kugelschreiber

Ich bin vorletztes Jahr nach vielen Experimenten wieder auf einen Papierkalender umgestiegen. Beruflich bin ich viel in Außenterminen und gerade dann ist es sehr viel schneller und unkomplizierter, einen Termin in einen Papierkalender einzutragen. Die digitale Varianten dauerten einfach viel zu lange. Ich nutze darüber hinaus für Notizen ein kleines DIN-A6-Notizheftchen. Das letzte Heftchen reichte 4 Jahre lang. Beruflich habe ich eine etwas größere Varianten im DIN-A5-Format. Außerdem nutze ich für unterwegs einen Kugelschreiber für private Zwecke und einen Kugelschreiber für dienstliche Angelegenheiten.

Warum Minimalismus im Büro?

Genau genommen habe ich ja genügend Platz, um mehr Zeugs und spezielle Büromöbel bei mir unterzubringen. Warum ich trotzdem ein minimalistisches Büro habe, ist ganz einfach, weil es ausreicht. Glücklicherweise benötige ich nicht viel Bürokram. Solche Dinge wie Minimalismus oder Maximalismus zur Effektivitäts- und Erfolgssteigerung interessieren mich nicht. Ich muss auch nicht Fleiß und persönliche Wichtigkeit anhand von vielen oder wenigen Bürodingen optisch demonstrieren. Ich liebe es lediglich, wenn der ganze Bürokram schnell erledigt ist und ich dann nichts mehr damit zutun habe.

12 thoughts on “Minimalismus im Büro

  1. Update : ich bin heute einen Ordner losgeworden. Da ich auch eine Rentenkontenklärung habe durchführen lassen, konnte ich alle alten Gehaltsabrechnungen aussortieren. Über 1kg Papier. Übriggeblieben sind Arbeitszeugnisse und eine Betriebsrentensache, bei der ich der Meinung war, dass ich wohl nichts bekommen werde. Heute habe ich da angerufen, man sagte mir freundlich, ich hätte Ansprüche, aber meine Adresse wäre bloß unbekannt, deswegen würde ich keine Bescheide bekommen. Ich hatte mich über 17 Jahre an einen ungeklärten Zustand gewöhnt, wie doof. Das Aufräumen und konsequente Vorgehen hat nicht nur den Ordner überflüssig gemacht, sondern auch noch eine wichtige Feststellung bzgl. Rentenansprüchen bewirkt. Warum habe ich das nicht schon vorher gemacht ? Man gewöhnt sich an angehäufte Dinge, leider. Ich habe mir vorgenommen weiter konsequent vorzugehen : Scannen, Wegwerfen, klären, umsortieren,…

    1. Ich habe auch mal eine Kontenklärung gemacht, danach hat man die Rentenauskunft, außerdem Sozialversicherungsnachweise. Da braucht es wirklich nicht jahrelange Gehaltsabrechnungen, zumal auf der Dezemberabrechnung ja auch immer die Daten des zurückliegenden Jahres notiert sind.
      Dass du dann noch aktuelle Ansprüche aufstöbern konntest, plus 1 kg Papier weg: Wow, das hat sich ja echt gelohnt.

      1. All dieses Papier, diese Ordner, die wichtig sind oder auch nicht belasten mich seit 20 Jahren oder mehr, weil es trotz gelegentlichen Ausmistens immer mehr wurde. Es ist aber definitv auch eine Zeitfrage bzw. der Energie und Lust die einem nach der Arbeit bleibt . Wer voll berufstätig ist, der kann vielleicht gerade mal am Wochenende die angesammelte Post öffnen und müde das Zeug geordenet abheften, ging mir jedenfallls so. Da muss man schon gegen ankämpfen, gelingt nicht immer. Ich werde das Zeug, wie alles andere auch zyklisch durchgehen, einmal im Jahr oder nach Laune. Es gelangt auch kaum mehr was an Papier hinein außer Steuerbelegen, versuche immer mindestens ein Blatt oder besser mehr im Umfeld zu entfernen, wenn ich eins einhefte. Nicht mehr so oft wie früher, es wird papierloser.

  2. Ich habe meine Rentenklärung gemacht nachdem ich aus der Rentenkasse ausgetreten bin. Ich könnte jetzt alle Unterlagen vernichten, aber ich trau der Sache nicht. Mit der Digitalisierung komme ich nicht hinterher. Ich glaube 99% der Sachen sieht man später nicht mehr an bzw. braucht es nicht mehr. Irgendwie verbraucht Digitalisierung auch viel Zeit. Aber das eine Prozent, ja wen man wüßte , welche Unterlagen das wären. Ich habe mehrere Beteiligungen, werde regelmäßig mit Papierpost zugemüllt. Brauche ich die Unterlagen, wer weiß. Besitz verpflichtet, kostet Zeit, erzeugt Arbeit, gibt aber Sicherheit. Es ist o.k. Ich glaube, ich bin erst bereit gewesen Vieles loszulassen, als ich so abgesichert war, dass ich mir Alltagsdinge oder ggfls. auch Dienstleistungen sicher leisten könnte. Dann brauche ich nichts zu horten, ich könnte es ja jederzeit erwerben ,am Ende brauche ich es gar nicht, das spart dann am Meisten (Ressourcen, Platz, Nerven, sauber machen, recyclen, wegwerfen,..).
    Ich könnte dann auch einen überteuerten Einzelumschlag kaufen anstatt des preislich attraktiven 25er Pack , das dann vielleicht 10 Jahre rumsteht.
    Hab den Büroschrank noch ziemlich voll, eine Aufgabe für die dunkle Jahreszeit.

  3. Mein Ansatz den Papierkram loszuwerden war alles als PDF zu digitalisieren.
    Gibt erstmal ein unsicheres Gefühl weil die Festplatte ja kaputt gehen könnte wenn sie nass wird, die Wohnung niederbrennt oder sonstwas. Kann mit Papier aber genau so passieren.
    Jetzt ist bei mir alles eingescannt und dreifach gespeichert, zur Sicherheit:

    Einmal auf einem Passwortgeschützten Usb-Stick am Schlüsselbund
    (da ich fast immer einen Laptop dabeihabe war das schon sehr nützlich, so konnte ich beim Amt vergessene Papiere vom Stick per Mail noch schnell an den Sachbearbeiter schicken)

    Einmal auf einer Festplatte die in meinem PC verbaut ist

    und einmal auf einem USB-Stick, kennwortgeschützt, in meiner Schreibtischschublade.

    Insgesamt halte ich das so sogar für sicherer, da ich jetzt insgesamt 3 Kopien meiner Dokumente habe.
    Es wurde so aus einem sehr prallvollen Aktenordner praktisch nichts, denn die USB-Sticks sowie die Festplatte besaß ich sowieso bereits. Für einen der Sticks konnte ich dadurch sogar noch eine sinnvolle Verwendung als „Notfall-Backup“ finden.
    Bei mir ist danach sehr wenig, wie z.B. Fahrzeugpapiere oder mein aktueller Mietvertrag übrig geblieben, der fliegt aber im Falle eines Umzugs sowieso sofort weg. Dadurch ist es für mich auch viel übersichtlicher geworden, da ich digital viel leichter Ordnung halte. Alles ist in Ordnern „Arbeit, Auto, Banken, Miete, Rechnungen etc“ organisiert, und da jedes Dokument einen Namen hat kann ich diese auch über eine Suchfunktion direkt suchen.

    Ich musste zugeben dass es mir wirklich schwer fiel diesen Schritt zu wagen, fand es aber im Nachhinein extrem befreiend und hatte bis jetzt auch noch nie damit Probleme. Kann ich also nur empfehlen!

    1. Hallo Felix, dein System der Datensicherung ähnelt sehr dem Prinzip, welches ich inzwischen auch für mich gefunden habe. Mir fiel irgendwann auf, dass ich in den Zeiten vor dem ersten Computer auch nicht so einen Zirkus veranstaltet habe. Da habe ich ja auch gelebt, recht gut sogar.

  4. Hallo Gabi, gestern Abend habe ich Schredder gespielt und bis aufs laufende Jahr die Gehaltsabrechnungen bis auf die Dezember-Ausgaben vernichtet. Ein sehr hilfreicher Tipp, vielen Dank. Das gibt wieder frischen Schwung für die nächste Ausmist-Runde. Die Weihnachts-Kiste wird sich nahezu auflösen, da seit letztem Jahr der Baum abgeschafft ist. Den Christbaum-Ständer konnte ich schon verschenken. Ok, über den Bürobedarf sollte ich auch noch mal drüber gehn, aber das ist für mich als Grafikerin die Achillesferse… Erst alles andere 🙂
    Kontenklärung mit der Rentenversicherung habe ich auch schon hinter mir, ein gutes Gefühl.

    1. Hallo Petra, es freut mich, dass du so gut weiter gekommen bist. Das befreiende Gefühl ist einfach unbezahlbar und die „Achillesfersen“ erst ans Ende zu legen, macht wirklich Sinn. Die ein oder andere Klärung und Entscheidung wird einfacher, wenn man sich ein wenig Zeit dafür nimmt.

  5. Also was das angeht setzte ich auf Digitalisierung. Möglichst alles papierlos. Inzwischen kann ich das Meiste problematisch vom laptop aus (egal wo) erledigen.

    Natürlich gibt es einige Dokumente die noch auf Papier sind, aber inzwischen passt bei mir alles in einen Ordner.

    1. Hallo Daniel, Digitalisierung ist wirklich eine große Hilfe und macht wirklich Sinn. Das, was bei mir noch im normalen Ordner ist, sind vorrangig solche Dinge wie die Originale von Zeugnissen, Arbeitszeugnissen, sowie Sozialversicherungsnachweise etc.. Wenn man bereits lange im Berufsleben ist, wird das im Laufe der Zeit mehr – leider.

  6. Hallo Gabi,

    falls es da noch Verschlankungspotenzial gibt bei dir: Du musst nur die Abschlusszeugnisse Realschule und Abizzeugnis aufheben. Vordiplom und Diplom. Grundschule interessiert keine S.. . Musst auch im Lebenslauf die Grundschule nicht erwähnen. Wichtig sind für die Rente das Studienbuch. Da hatten zwei Leute richtig Spaß, das alles wieder zu besorgen. Haha! Das passiert selbst mir nicht! Praktikanachweise habe ich auch schon lange geext. Mein Büro ist ganz ähnlich. Als meine Tochter aus dem Ausland zurückkam, habe ich ihr zum Geburtstag geschenkt, dass wir telefonisch einen Ordner anlegen. Dass sie gleich ordentlich ins Leben startet. Den führt sie jetzt seit einem Jahr richtig gut.

    Lg – Tanja

    1. Hallo Tanja, ein Studienbuch habe ich gar nicht. Sowas gab es bei uns nicht. Aber in der Rentenauskunft taucht das Studium auf. Da habe ich mal vor vielen Jahren eine Kontenklärung gemacht. Grundschul-Zeugnis: danach fragt wirklich niemand. Und nach so vielen Berufsjahren fragt auch niemand nach einem Praktikumszeugnis, das hätte ich auch gar nicht. Das Geburtstagsgeschenk an deine Tochter finde ich ja geradezu ideal. Hat man erstmal ein System, dann läufts ja auch.

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